Algemene Voorwaarden

1. Definities

• CoachAssistent: de online dienst aangeboden door DV Design, ingeschreven bij de KVK onder nummer 96878207.
• Gebruiker: de coach, therapeut of andere professional die een account aanmaakt en de dienst gebruikt.
• Client: de persoon die via een uitnodigingslink van de Gebruiker een reflectiegesprek voert met de AI-assistent.
• Dienst: het CoachAssistent platform inclusief de AI-reflectiegesprekken, samenvattingen, check-in functionaliteit en alle bijbehorende functies.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen CoachAssistent en de Gebruiker die tot stand komt bij het aanmaken van een account.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de Dienst en op elke Overeenkomst tussen CoachAssistent en de Gebruiker. Door een account aan te maken of de Dienst te gebruiken, ga je akkoord met deze voorwaarden.

CoachAssistent kan deze voorwaarden van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 14 dagen van tevoren per e-mail aangekondigd. Bij voortgezet gebruik na die termijn gelden de nieuwe voorwaarden.

3. De Dienst

CoachAssistent biedt een platform waarmee coaches en therapeuten hun clienten tussen sessies door een gestructureerd reflectiegesprek kunnen laten voeren met een AI-assistent. Na afloop ontvangt de Gebruiker een samenvatting met thema's, stemming en aandachtspunten.

De AI-assistent vervangt geen professionele hulpverlening, diagnose of behandeling. De Gebruiker blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de begeleiding van de Client en voor het beoordelen van de gegenereerde samenvattingen.

4. Account en toegang

Om de Dienst te gebruiken maak je een account aan met je e-mailadres. Je bent verantwoordelijk voor het geheim houden van je inloggegevens en voor alle activiteiten die onder jouw account plaatsvinden.

Je garandeert dat de informatie die je bij registratie verstrekt juist en volledig is. Bij misbruik of ongeautoriseerd gebruik van je account dien je ons direct te informeren via info@coachassistent.nl.

5. Proefperiode en abonnement

Nieuwe Gebruikers krijgen een gratis proefperiode van 14 dagen. Tijdens de proefperiode heb je toegang tot alle functies. Na afloop van de proefperiode is een betaald abonnement vereist om de Dienst te blijven gebruiken.

Abonnementen worden maandelijks of jaarlijks gefactureerd via Stripe. Prijzen zijn exclusief btw tenzij anders vermeld. De actuele prijzen staan op de website.

Je kunt je abonnement op elk moment opzeggen. Bij maandelijkse facturatie loopt het abonnement door tot het einde van de lopende maand. Bij jaarlijkse facturatie loopt het door tot het einde van de lopende jaarperiode. Er vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde bedragen.

6. Prijswijzigingen

CoachAssistent kan de prijzen aanpassen. Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail aangekondigd. Bij een prijsverhoging heb je het recht om je abonnement op te zeggen voor de ingangsdatum van de nieuwe prijs.

7. Verantwoordelijkheden van de Gebruiker

De Gebruiker is verantwoordelijk voor:

• Het op een professionele en ethische wijze inzetten van de Dienst binnen de eigen praktijk.
• Het informeren van Clienten dat zij een gesprek voeren met een AI-assistent en niet met een mens.
• Het verkrijgen van de benodigde toestemming van Clienten voor het verwerken van hun gegevens via het platform, conform de AVG.
• Het naleven van de beroepscode en eventuele wettelijke verplichtingen die gelden voor de eigen beroepsgroep.
• Het niet invoeren van gegevens van minderjarigen onder de 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd.

8. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de Dienst, de software, het ontwerp en de documentatie berusten bij CoachAssistent. De Gebruiker krijgt een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst.

De inhoud van reflectiegesprekken en samenvattingen is en blijft eigendom van de Gebruiker en diens Clienten. CoachAssistent claimt geen eigendom over deze inhoud en gebruikt deze niet voor andere doeleinden dan het leveren van de Dienst.

9. Beschikbaarheid en onderhoud

CoachAssistent streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% op jaarbasis, maar garandeert geen ononderbroken toegang. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd. Bij storingen spannen wij ons in om deze zo snel mogelijk te verhelpen.

CoachAssistent is afhankelijk van externe dienstverleners (waaronder Anthropic voor AI-functionaliteit). Storingen bij deze partijen kunnen de werking van de Dienst tijdelijk beperken.

10. Privacy en gegevensverwerking

CoachAssistent verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De wijze waarop wij gegevens verwerken is beschreven in onze privacyverklaring.

De Gebruiker treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van diens Clienten. CoachAssistent treedt op als verwerker. Op verzoek sluiten wij een verwerkersovereenkomst af.

11. Aansprakelijkheid

CoachAssistent is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van de Dienst, behalve in geval van opzet of grove nalatigheid. In het bijzonder is CoachAssistent niet aansprakelijk voor:

• De inhoud of kwaliteit van door de AI gegenereerde gesprekken en samenvattingen.
• Beslissingen die de Gebruiker neemt op basis van AI-gegenereerde samenvattingen.
• Schade door onbeschikbaarheid van de Dienst of van externe dienstverleners.
• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen.

Indien CoachAssistent aansprakelijk is, is de totale aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de Gebruiker in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan CoachAssistent heeft betaald, met een maximum van 500 euro.

12. Overmacht

CoachAssistent is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen bij externe dienstverleners, internetproblemen, stroomonderbrekingen, overheidsmaatregelen en andere omstandigheden die redelijkerwijs buiten onze invloedssfeer liggen.

13. Beeindiging

Beide partijen kunnen de Overeenkomst op elk moment opzeggen. Bij opzegging door de Gebruiker blijft het account actief tot het einde van de betaalde periode.

CoachAssistent kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen indien de Gebruiker in strijd handelt met deze voorwaarden, de Dienst misbruikt, of de wet overtreedt.

Na beeindiging van de Overeenkomst worden accountgegevens verwijderd conform de bewaartermijnen in onze privacyverklaring. De Gebruiker kan voorafgaand aan beeindiging een export van diens gegevens opvragen.

14. Verboden gebruik

Het is niet toegestaan om de Dienst te gebruiken voor:

• Doeleinden die in strijd zijn met de wet of de openbare orde.
• Het verwerken van medische dossiers of andere bijzondere persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor het reflectiegesprek.
• Het aanbieden van de Dienst als vervanging voor professionele hulpverlening in crisissituaties.
• Het reverse-engineeren, kopieren of doorverkopen van (delen van) de Dienst.
• Het geautomatiseerd aanmaken van accounts of het genereren van onrechtmatig hoge belasting op het platform.

15. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Indien dat niet lukt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar DV Design is gevestigd.

16. Contact

Voor vragen over deze voorwaarden kun je contact opnemen via info@coachassistent.nl.